Notion

Caractéristiques

Notion est une application freemium^? dont des fonctionnalités essentielles sont accessibles gratuitement. Elle permet de créer un système de gestion et de suivi individuel ou collectif, avec la possibilité de publier des pages ou un espace de travail sur le web.
La prise en main et la configuration ne nécessitent pas de compétences particulières.
Très prisée en France, il existe une riche documentation en ligne. L’application respecte la législation européenne, dont le RGPD.
Notion peut fonctionner sous forme d’application web, être installée sur un ordinateur ou sur un téléphone portable (Apple et Android). Son utilisation nécessite la création d’un compte utilisateur.

Fonctionnement

Une fois Notion installée et ouverte, on accède à un espace de travail. L’interface est composée d’un volet latéral où s’affichent les contenus et les paramètres, d’une page ouverte (lors du premier démarrage de Notion, il s’agit du « Guide de démarrage » qui présente quelques fonctionnalités de base) et, dans la partie supérieure de la page, le menu ••• permettant d’accéder à des paramètres qui concernent la page qui est affichée.

Créer des pages
On crée une page par un clic sur « Nouvelle page » dans le volet latéral, ou en cliquant sur une page existante pour créer une sous-page. Une page peut contenir des blocs, d’autres pages (ce qui crée une arborescence) et des blocs qui figurent sur d’autres pages.

Insérer des contenus dans une page
Il est possible d’insérer des contenus de type divers dans une page. Chaque élément inséré est considéré comme un bloc qui peut être de type :

• texte, titre, table de matières,
• base de données,
• liste (à puces, à numéros, de cases à cocher...)
• média (images, vidéos, audios, code de programmation…)
• fichiers (PDF, word, excel... un clic sur le fichier permet de le télécharger)
• des contenus issus d’applications tierces : Google drive, X, GitHub, Google Maps, Figma, Cloud etc.

Organiser son espace de travail
Il est possible de modifier la mise en page et la structuration de l’information. On peut déplacer des pages, créer des arborescences ou regrouper les pages dans des bases de données, ce qui permet de les trier et filtrer. La page d’accueil peut être personnalisée pour donner accès aux contenus les plus importants.

Créer des bases de données
Notion permet de créer des bases de données en quelques clics, ce qui constitue un de ses atouts majeurs. Les bases permettent d’enregistrer des pages de manière structurée et de faire des tris, d’appliquer des filtres ou de relier les informations issues de différentes bases, par exemple en associant des tâches à un projet ou à une personne. Elles permettent aussi d’importer de manière automatisée des contenus d’applications et de plateformes tierces grâce aux intégrations.

Suivre son travail gràce aux tâches et aux agendas
Notion propose différents formats pour l’affichage des agendas, dont Kanban, table, chronologie ou calendrier, et permet d’afficher dans ces agendas les tâches en fonction de critères de tri et de filtre.

Prendre des notes
Notion permet de créer des notes et de les organiser par sujet ou d’autres critères si elles sont placées dans une base de données. L’extension Webclipper permet de créer une note en enregistrant le contenu d’une page sur le web.

Collaboration
Notion peut servir d’outil collectif par la création d’utilisateurs qui peuvent avoir le statut de membres ou d’invités. Les personnes ainsi associées peuvent recevoir des droits spécifiques pour pouvoir intervenir sur le contenu. En forfait gratuit, le nombre de membres est limité.

Publication sur le web
Toute page créée dans Notion peut être transformée en page web publique. Des liens créés vers les sous-pages permettent d’établir une arborescence. La consultation de la page peut être limitée aux membres ou invités.

Aide et tutoriels

Documentation officielle
Guide du débutant
Aide et documentation
Différences entre la version gratuite et payante

Forums et entraide
Communauté Notion sur le forum Reddit

Manuels et tutoriels
La webeuse.com : Tutoriels
Shubham Sharma : Tutoriels et vidéos
Julia & Julie : Tutoriels

Vidéos
Shubam Sharma : Tutoriels Notion
Lou Attal : Réussir sa recherche de stage ou d’alternance : le modèle Notion
Naïvis : Comment s’organiser avec Notion en tant qu’étudiant // productivité & organisation